-
Сергій Кондратюк
CPO Medoc ЕДО
Практично кожна дискусія про електронний документообіг (ЕДО) незмінно завершується питанням про його вартість для компанії.
І щоразу мене вражає: бізнес зазвичай чудово обізнаний про витрати на послуги ЕДО. Однак значно менш усвідомлює реальну собівартість самого процесу роботи з документами.
За останні роки через платформи електронного документообігу Linkos Group було оброблено понад 100 мільйонів документів. Це не просто цифри, за ними стоять реальні бізнес-процеси тисяч компаній: від малих підприємств до великих мереж, виробничих підприємств, дистриб’юторів та логістичних операторів країни.
Аналізуючи ці дані, я все частіше помічаю одну й ту ж тенденцію: найбільші витрати виникають там, де компанії найменше їх очікують.
Не в тарифах. Не у вартості окремого документа.
Парадоксально, але більшість компаній оцінюють вартість ЕДО лише через ціну послуги. Хоча на практиці найдорожчим часто виявляється зовсім інше – організація самого процесу.
Саме тут накопичуються приховані витрати, які жодним чином не відображаються у рахунках від постачальника ЕДО.
Коли один процес охоплює кілька систем
Механізм потрапляння в таку “пастку” зазвичай однаковий. Спочатку компанія вибирає одну систему для бухгалтерського обліку. Потім з’являється окремий інструмент для узгодження документів. Далі – ще один сервіс для внутрішніх процедур або взаємодії з контрагентами.
Кожне окреме рішення здається логічним і справді вирішує конкретне завдання.
Однак саме момент, коли один бізнес-процес розподіляється між різними середовищами, запускає проблеми, які в майбутньому значно зменшують економічний ефект від впровадження ЕДО.
Нещодавно під час обговорення одного проєкту я побачив типову для багатьох компаній картину: бухгалтерія працювала в Medoc, менеджери узгоджували документи через окремий вебсервіс, а частина контрагентів надсилала документи електронною поштою.
Формально процес функціонує. Але фактично він роздроблений.
Співробітники постійно перемикаються між різними системами, повторюють дії, відстежують статуси в різних кабінетах і витрачають час на рутинні операції, які не створюють жодної доданої цінності для бізнесу.
Кожне таке перемикання – це втрачені хвилини. Помножте їх на кількість документів і кількість співробітників, і ви отримаєте значну суму, яка суттєво перевищує вартість послуг постачальника ЕДО.
І що важливо – ці витрати майже ніколи не відображаються у фінансовій звітності. Вони розчиняються у щоденній роботі: навчанні персоналу, підтримці кількох систем, координації між командами.
Отже, справжня проблема не в обсязі документів, які потрібно обробити, а в кількості автономних систем, в яких вони обробляються.
Коли співробітники витрачають час не на роботу з документом, а на його “збирання” в єдине ціле: пошук, перевірку статусу, пересилання, уточнення поточного місцезнаходження.
Чому підключення контрагентів коштує дорожче, ніж здається
Існує ще одна категорія витрат, яку бізнес майже ніколи не враховує як частину витрат на ЕДО. Це – залучення партнерів.
Формально послуга ЕДО завершується в момент відправлення або отримання документа. Але на практиці процес на цьому не закінчується.
Кожен новий партнер – це окремий сценарій: пояснення роботи в системі, допомога з налаштуваннями, відповіді на запитання, інколи – ручний супровід первинного документообігу.
І жодна з цих витрат не відображається у рахунку від постачальника. Але це вимагає часу команди.
Чим складнішим є процес інтеграції нового контрагента, тим більше ресурсів компанія витрачає на його “введення” в процес.
Якщо таких контрагентів сотні або тисячі, це стає постійним “фоновим доповненням” до вартості ліцензії на ЕДО.
Бізнес платить не за документи, а за складність роботи з ними
Щоб реально оцінити вартість електронного документообігу, недостатньо орієнтуватися на тариф або ціну одного документа. Ці показники дають лише поверхове уявлення про справжні витрати.
Насправді важливішим є інше: скільки зусиль вимагає сам процес роботи з документами. Зокрема, скільки систем необхідно підтримувати для ефективного функціонування ЕДО у вашій компанії; наскільки зручно співробітникам працювати з документами щодня; як швидко відбувається залучення нових контрагентів.
І найважливіше: чи існує єдине середовище, в якому цей процес відбувається без перебоїв. Саме тут формується реальна вартість ЕДО.
Зрештою, бізнес платить не за самі документи. Він платить за складність взаємодії з ними.
І справжня економія починається не тоді, коли компанія знаходить дешевше програмне забезпечення для ЕДО, а тоді, коли весь документообіг функціонує як єдина система.
Тренд, що сьогодні визначає ринок ЕДО
Наразі на ринку електронного документообігу чітко простежується тенденція: бізнес більше не шукає додаткових сервісів, а можливість скоротити їхню кількість. Іншими словами – не розширення екосистеми, а її спрощення.
Компанії поступово усвідомлюють, що кожна нова система вирішує певну локальну задачу, але водночас ускладнює загальний процес. Тому фокус зміщується з вибору функціональності на побудову єдиного середовища для роботи з документами.
І саме за цією логікою ми розвиваємо вебверсію Medoc ЕДО. Її мета – не створити ще один сервіс для компанії, а доповнити наявну екосистему Medoc вебдоступом для керівників, менеджерів та контрагентів. Скоротити кількість точок доступу до документообігу: без дублювання архівів, процесів і документів.
Єдина система, менше перемикань, ручної роботи та втрат ресурсів на операційні завдання. Більше цілісних процесів і вища ефективність ЕДО.
Тому, оцінюючи витрати на електронний документообіг, варто ставити собі не лише запитання про тариф або вартість одного документа. Є інше питання, яке часто виявляється значно важливішим.
Працювати з ЕДО без зайвих витрат
Скільки різних сервісів на сьогодні обслуговують один процес документообігу вашої компанії?
Адже переплата найчастіше починається там, де один процес розділений між кількома системами. А справжня економія – там, де документообіг функціонує як єдина екосистема.
Бізнес платить не за документи, а за складність їхнього руху.